台湾の労務管理実務において、労使会議は企業と従業員のコミュニケーションの場とともに、残業や変形労働時間制等の柔軟な措置を導入する際の必須事項になっています。
労働部はこのほど、「事業単位召開労使会議應行注意事項」を改正・公布し、これまで実務上問題となりやすかった点や代表者選挙の運営方法等について、より明確なルールを示しました。企業は法令違反を避けるため、以下の最新のコンプライアンス上のポイントと実務対応を把握しておく必要があります。
6つの法改正のポイント
1. 選挙は勤務時間内に実施、代表者数の見直しとオンライン会議の本人確認
・選挙の実施時間：
労働者側代表の選挙は、必ず勤務時間内に実施する必要があり、休憩時間や勤務時間外に実施することはできません。
・代表者数
従業員数が大幅に増加した場合、主管機関から、労使双方の代表者数を適切に増員するよう促される場合があります。
・オンライン会議での実名表示
オンラインで労使会議を開催する場合、画面上の表示名は主管機関へ届け出た名簿の氏名と完全に一致させる必要があり、ニックネーム等の使用は認められません。
2. 30名以上の事業所・支店等は個別に開催
・店舗、工場、支店等の事業所に勤務する労働者が30名以上の場合、本社と合同で開催することはできず、その事業所単独で労使会議を開催する必要があります。
3. 定期的な開催サイクルの確立
・労使会議は、少なくとも3か月に1回等、一定の開催サイクルを設定し、定期的なコミュニケーションの仕組みを構築する必要があり、「必要なときだけ開催する」といった不定期な運用は避ける必要があります。
4. 会議成立要件と代理出席の禁止
・労使双方の代表者は、本人が出席する必要があり、委任状等によって他の者を代理出席させることはできません。
・開会前に議長が労働者側・使用者側それぞれの出席人数を確認し、双方とも各代表者の過半数が出席している場合に限り、会議を開催できます。いずれか一方でも過半数に達していない場合、その会議の決議は無効となり、改めて開催日を設定する必要があります。
5. 議案保護の確保
・労働者側または使用者側から提出された議案については、提案者本人の同意なく、非公式な協議等によって一方的に撤回・除外することはできません。また、提出された議題について、会議の場で十分に議論できる機会を確保することが求められます。
6. コミュニケーションの深化と議題の拡充
・労使双方が、職場環境の改善、組織運営の効率化、従業員の福利厚生等、実務的なテーマについて積極的に意見・提案を行うことが推奨されています。これにより、労使会議の質を高めるとともに、企業運営の改善につなげることが期待されています。
企業に求められるコンプライアンス対応と実務上のポイント
1. 組織構成および各事業所の従業員数を定期的に確認する
・各拠点の従業員数を定期的に確認し、店舗や工場等が30名以上となった場合は、速やかに当該拠点で労働者側代表の選挙を実施し、単独で労使会議を開催できる体制を整えることが重要です。
2. 運用フローと出席者確認の仕組みを構築する
・年間の労使会議スケジュールをあらかじめ設定し、四半期ごとに定期開催できるようにします。
・オンライン開催の場合は、会議開始前に表示名が届出済みの名簿と一致していることを確認し、写真やスクリーンショットを出席記録として保存することをお勧めします。
3. 本人出席および出席記録を徹底する
・使用者側・労働者側双方の代表者に対し、代理出席ができないことを事前に周知します。また、開会前に双方それぞれの過半数が出席していることを確認し、出席簿を適切に保存しておくことが重要です。
4. 透明性のある議案管理の仕組みを構築する
・議案を提出するための明確な窓口を設け、提出された議案は適切に議題として取り扱います。従業員に対して非公式に議案の撤回を求めることは避け、今回の改正で示された議案保護の考え方に沿った運用を行うことで、健全な労使間の信頼関係を構築することが重要です。